Servicii consulare

Asistenţa cetăţenilor români

NOU!

1. De la data de 21.01.2018 a intrat în vigoare Legea nr.14/2018, care modifică Legea nr.119/1996, republicată, în sensul că, pentru persoanele care au dobândit sau redobândit cetăţenia română, înscrierea faptelor de stare civilă petrecute în SUA se va face în străinătate NUMAI la misiunea care are în jurisdicţia sa statul în care a avut loc fapta (nu cel în care locuieşte în prezent solicitantul!). Sistemul SIMISC indică acest lucru prin menţionarea misiunii competente, după ce introduceţi "locul faptei de stare civilă" în "detalii cerere".

2. Începând de miercuri, 7 martie 2018, cu sprijinul Companiei Naționale Imprimeria Română, va deveni funcțional sistemul de notificare a cetățenilor români cu privire la faptul că urmează să le expire pașaportul, printr-un SMS trimis la numărul de telefon declarat la ultima cerere de paşaport, prin care vor fi informați că le expiră pașaportul, cu una până la trei luni înainte. Pentru SMS-urile transmise la nivel național, va figura ca semnatar D.G. Pașapoarte, iar în străinătate, Departamentul Consular. Mesajele vor fi trimise de la numărul scurt 1813, iar la eticheta de expeditor va figura termenul  PAȘAPOARTE. 

 

A. Servicii consulare asigurate de misiunea noastră

NOTĂ: Ministerul Afacerilor Externe este un prestator delegat de servicii administrative pentru cetăţenii români şi străini, în virtutea unor instrucţiuni ale autorităţilor competente din România, fie prevăzute expres de lege, fie convenite între instituţia competentă din România şi MAE.

Din acest motiv, aceste servicii (numite consulare, fiind procesate în cadrul formal al unui oficiu consular sau secţie consulară a unei ambasade) sunt supuse unui "filtru de legalitate" din partea funcţionarilor consulari, pentru a putea fi soluţionate.

Pentru unele din aceste servicii (cum este cazul documentelor temporare de călătorie şi înscrierilor de fapte de stare civilă din ţara de reşedinţă), oficiul consular are mandatul autorităţilor competente din România pentru a finaliza procedura (emiterea documentului temporar de călătorie, eliberare certificatului românesc de stare civilă), caz în care devine şi decident pentru întrunirea condiţiilor legale de soluţionare.

În alte situaţii, oficiul consular este doar "veriga de legătură" între cetăţean şi autoritatea competentă din România, nefiind în acest caz decident, dar îndeplinind mai departe rolul de "filtru de legalitate", avertizând persoana solicitantă dacă se constată neîndeplinirea condiţiilor legale pentru soluţionarea (în România, la instituţia competentă) a cererii. Atragem atenţia că în acest caz responsabilitatea şi efectele cererii cad în seama solicitantului, funcţionarul consular (sau MAE) neavând nici un rol în nefinalizarea cererii. În plus, dacă autoritatea competentă din România respinge cererea pe motive imputabile solicitantului, oficiul va informa despre acest lucru persoana în cauză, după care va clasa lucrarea ca fiind "soluţionată negativ", fără posibilitatea recuperării taxelor consulare achitate. Doar pentru respingerea din România a unei cereri din motive neimputabile persoanei solicitante, pe bază de cerere personală, taxele recuperabile din cele achitate, pot fi restituite.

Lista serviciilor consulare ce pot fi solicitate la misiunea noastră se regăseşte pe latura din stânga a acestui mesaj.

IMPORTANT: A fost deja introdus în utilizare la majoritatea misiunilor României, între care se numără şi Washginton, un nou sistem de interfaţă cu solicitanţii de servicii consulare, numit generic SIMISC (Sistem Informatic pentru Managementul Integrat al Serviciilor pentru Cetăţeni), care permite iniţierea unui serviciu consular prin intermediul unui portal din internet (moment în care vor fi furnizate digital toate datele/actele deţinute), astfel încât funcţionarul consular să aprecieze îndeplinirea condiţiilor legale de întocmire a serviciului consular (materializat prin validarea cererii electronice). După validare, solicitantul îşi va alege singur o programare disponibilă în acelaşi portal şi se va prezenta la misiune la data şi ora stabilite, cu toate documentele deţinute, în original (sau aşa cum le solicită procedura respectivă). În acest fel se asigură acceptabilitatea serviciului (programarea este posibilă numai dacă documentele sunt complete) şi o durată de aşteptare cât mai mică la sediul misiunii pentru preluarea şi procesare cererii. 

Acest sistem a intrat în funcţiune la misiunea Washington de la data de 1 iunie 2016.

Ca observaţie suplimentară, în condiţiile utilizării SIMISC, timpii alocaţi pentru proceduri sunt doar cei necesari depunerii cererii, nu şi soluţionării ei. De aceea, "sloturile" de timp alocate programărilor în SIMISC sunt limitate doar la preluarea efectivă a cererii la ghişeu. Apoi, funcţionarul consular va menţiona concret când se va putea ridica documentul finalizat (procură, titlu de călătorie, paşaport temporar, certificat înscris, adeverinţă, etc.). De regulă, acestea vor fi eliberate în cursul aceleiaşi zile, limita fiind de 48 ore (pentru servicii prestate în regim de urgenţă).

 

B. Programarea serviciilor consulare (lucrul în SIMISC)

SIMISC (Sistem Informatic pentru Managementul Integrat al Serviciilor pentru Cetăţeni), denumit şi "Ghişeul Consular Online", este accesibil prin portalul de internet www.econsulat.ro.  Acest portal este folosit exclusiv pentru verificarea de la distanţă a documentelor deţinute de solicitant, pentru a se stabili dacă ele corespund serviciului consular dorit şi a se obţine o programare (zi/oră) pentru depunerea efectivă a cererii la misiunea/oficiul competent teritorial. Cu toate că sunt oferite şi explicaţii de utilizare pe portalul indicat mai sus, vă recomandăm parcurgerea informaţiilor de mai jos, care explică mai în amănunt anumite etape din derularea unei cereri prin Ghişeul consular online, şi a vă facilita obţinerea, în final, a unei programări.

NOTĂ: În prezent sistemul SIMISC este complet funcţional! Vă rugăm începeţi cu filmul de prezentare din portalul ECONSULAT (link: https://www.econsulat.ro/Video/Despre_sistem.mp4) pentru a vă familiariza cu modul în care trebuie să interacţionaţi cu sistemul SIMISC şi cum vă vor răspunde funcţionarii consulari prin intermediul acestui sistem. De asemenea, persoanele care nu ştiu să folosească un calculator sunt rugate să apeleze la cunoştinţe/prieteni/rude care ştiu şi îi pot ajuta. De asemenea, înţelegem că adaptarea la proceduri moderne de lucru cu publicul nu este un lucru facil pentru oricine. De aceea, pentru asigurarea unui "suport tehnic" de lucru cu SIMISC, puteţi apela la Email: washington.programari@mae.ro, cu rugămintea ca întotdeauna să menţionaţi numărul de cerere/cereri generate de SIMISC (gen "PE xxxxx"). Dialogul la acest Email este pur tehnic, nu formal (nu se folosesc formule de introducere/încheiere), atât întrebările, cât şi răspunsurile fiind centrate pe esenţa problemei semnalate. 

Persoanele care nu au nici cunoştinţele tehnice necesare, nu se descurcă cu folosirea unui calculator/tabletă/telefon inteligent şi nici nu au la cine apela pentru acest lucru, se vor adresa pentru verificarea deţinerii actelor necesare la adresa de Email indicată mai sus sau se vor prezenta fără programare la consulat (dar nu vor avea prioritate faţă de persoanele programate). În SIMISC sunt acceptabile documente scanate cu un scaner sau fotografiate (chiar şi cu telefonul mobil), dar aveţi în vedere mărimea fişierelor generate (PDF sau JPG), care trebuie să aibă circa 200-300 KB fiecare (aveţi o limită totală de 5MB la dispoziţie când încărcaţi documentele în sistem). Drafturile de procuri/declaraţii trebuie să fie încărcate obligatoriu în format editabil DOC sau DOCX (nu PDF sau JPG).

Programarea unui serviciu consular poate fi obţinută pe două căi: după obţinerea validării cererii introduse în SIMISC (se face de petent, tot din contul SIMISC, după dorinţa proprie şi în funcţie de locurile dispobile, oferite de sistem), sau prin Email, la adresa menţionată mai sus, dar numai DUPĂ ce a fost iniţiat un dialog prin care documentele deţinute au fost trimise la acest email şi verificate ca fiind conform cerinţelor legale. Nu efectuăm programări fără verificarea vizuală a documentelor deţinute, de foarte multe ori constatând că acestea au carenţe faţă de cele declarate, iar serviciile consulare, în aceste condiţii, nu pot fi prestate. Vă recomandăm prima variantă de programare, transferul datelor în SIMISC fiind complet securizat, conform normelor legale de protecţie a datelor, faţă de a doua variantă, când trimiterea documentelor prin servere publice de Email (ale petentului) poate expune aceste date. Subliniem că venirea fără programare (care ar fi însemnat o verificare anterioară a acceptabilităţii serviciului), sau forţarea obţinerii unei programări fără verificarea  actelor, nu ne obligă să preluăm cererea, dacă aceasta nu corespunde cerinţelor legii. Citiţi şi informaţiile de mai jos, cu titlul "IMPORTANT".

Urmare intrării în funcţiune a SIMISC la misiunea Washington, procedura de lucru cu publicul se modifică de la 01 iunie 2016, după cum urmează:

1. Studiaţi mai întâi online, pe portalul de internet al misiunii noastre (meniul pe partea stângă a acestui ecran), condiţiile şi actele necesare pentru efectuarea serviciului consular dorit.

2. La PRIMA solicitare, fiecare solicitant va trebui să deschidă un cont în portalul www.econsulat.ro, fiind necesar pentru aceasta un cont de Email personal. Contul poate fi folosit pentru cereri personale (ale titularului de cont) sau pentru alte persoane (membri de familie, rude, cunoscuţi). NOTĂ: reţineţi cum aţi scris adresa de email la crearea de cont şi folosiţi EXACT aceeaşi scriere când veţi accesa ulterior contul (capitalizarea are importanţă!).

3. Portalul www.econsulat.ro oferă explicaţii generaliste (fără particularizări de ţară) privind procedura de urmat şi actele necesare pentru fiecare serviciu consular.

  • Selectaţi serviciul dorit şi completaţi toate datele solicitate în trei din cele patru secţiuni (Date solicitant, Detalii cerere şi Documente de suport). NOTĂ: solicitantul este chiar persoana pe numele căreia este serviciul consular, cu excepţia minorilor sub 14 ani, când solicitantul este părintele cetăţean român! Pagina cu Taxe consulare prezintă doar valoarea taxelor ce vor fi percepute pentru serviciul consular dorit.
  • La prima pagina ("Date solicitant"), dacă se completează cu datele unei persoane care nu este titularul contului din SIMISC, se va avea grijă ca în partea de jos a paginii să se debifeze "Actualizare date titular de cont". Altfel, datele solicitantului le vor înlocui pe ale titularului în setările de cont, ceea ce nu este de dorit. Nu folosiţi ca "act de identitate" permise de conducere (din România sau SUA)! Pentru unele servicii, actul de identitate trebuie să fie obligatoriu valabil (programul verifică acest lucru).
  • La "detalii cerere" completaţi toate câmpurile solicitate, chiar dacă nu sunt obligatorii, şi în special la documente generate pe loc, cum sunt procurile.
  • Taxele consulare sunt calculate/estimate în funcţie de elementele introduse la "detalii cerere".
  • La "Ataşaţi documente" veţi observa că sistemul vă solicită documentele de suport generaliste, prevăzute de lege. NOTĂ: este OBLIGATORIE încărcarea lor în sistem (după scanare/fotografiere) pentru a fi analizate vizual de funcţionarul consular. Bifarea lor că le deţineţi NU este suficientă pentru validarea cererii! Nu întotdeauna lista documentelor din SIMISC este completă şi de aceea vă rugăm să încărcaţi TOATE documentele prevăzute pe site-ul misiunii ca documente necesare, nu numai cele generaliste din SIMISC. Aceasta deoarece documentele de pe site-ul misiunii ia în considerare toate cerinţele legii, inclusiv particularităţile aplicării lor la condiţiile specifice din ţara de reşedinţă şi jurisdicţia consulară respectivă. Documentele care nu se regăsesc în titulatura/lista SIMISC se vor încarca la "Alte documente". Vă rugăm citiţi şi condiţiile tehnice exprimate la punctul 7 de mai jos.

4. La serviciile la care se cere un act de identitate/paşaport valabil (!), acesta este actul recunoscut în România (!), deci poate fi carte de identitate românească, paşaport românesc sau paşaport străin. NU este acceptat Driver's license american ca act de identitate (el este acceptat doar ca dovadă a adresei de reşedinţă/domiciliu din SUA)! Persoanele care nu au Driver's license/ID american pot face dovada adresei din SUA cu orice alt document american care le leagă numele de adresa respectivă (contract cazare, chirie, utilităţi, etc.).

5. Treceţi în mod obligatoriu adresa de domiciliu sau reşedinţă din SUA! În funcţie de această adresă, cererea va fi arondată misiunii României care are în jurisdicţia sa acea locaţie. Conform legii, serviciile consulare se solicită numai misiunii care are în jurisdicţia sa adresa de reşedinţă sau domiciliu a petentului. Completaţi TOATE câmpurile cu date personale, nu numai cele cu steluţă roşie (care sunt obligatorii). Pentru cererile privind "scrisoarea No Objection", operabilă numai la Washington, rugăm a trece în SIMISC ca adresă de reşedinţă statul "District of Columbia" şi localitatea "Washington", pentru ca cererea să fie corect direcţionată de sistem la misiunea Washington. Adresa corectă în documente va fi corectată la momentul prezentării personale la misiune pentru încheierea lucrării. Pentru înscrieri de fapte de stare civilă a persoanelor care au dobândit sau redobândit cetăţenia română (art.10 şi 11 din Legea cetăţeniei nr.21/1991), competenţa este doar în favoarea oficiului consular care are în jurisdicţia sa consulară locul în care a avut loc fapta de stare civilă (nu în care are solicitantul domiciliul sau reşedinţa).

6. La unele lucrări de servicii consulare sunt necesare declaraţii specifice. Veţi găsi în "Detalii cerere" opţiuni legate de aceste declaraţii, pe care le bifaţi corespunzător situaţiei concrete. În baza acestor bife, sistemul SIMISC generează automat declaraţiie, pe care le veţi semna la prezentarea personală la consulat. Declararea naţionalităţii (etniei, nu cetăţeniei) se face numai dacă se doreşte, la înscrierile de certificate străine. În cazul nedeclarării naţionalităţii, câmpurile corespunzătoare din actele româneşti ce vor fi emise se barează cu o linie.

7. Vizualizaţi cerinţele legale în materie de acte (vă este indicată o listă, atât pe site-ul misiunii, cât şi în SIMISC). Bifaţi actele deţinute, apoi, cu ajutorul scannerului (sau telefonului mobil), scanaţi/fotografiaţi aceste acte în format PDF /JPG şi le încărcaţi (upload) în portal. Documentele în format editabil (procuri, declaraţii) for fi de tipul DOC sau DOCX. Dacă nu veţi încărca documentele, ci doar le veţi bifa, cererea vă va fi returnată pentru completări! Nu încărcaţi documente de mari dimensiuni (MB) pentru că nu veţi putea să încărcaţi toate documentele necesare, existând o limitarea a spaţiului de memorie în sistem care vă este alocată (5MB). Pentru cele mai bune rezultate, documentele scanate (o pagină) ar trebui să aibă în jurul a 200 KB.

8. NOTĂ: toate documentele americane (certificate, adeverinţe, formulare,etc., cu excepţia cardurilor şi paşapoartelor) trebuie să fie mai întâi apostilate de autorităţile americane competente, iar apoi însoţite de o traducere notarizată şi apostilată, pentru a fi acceptate la procedurile respective.

9. După ce aţi încărcat prin portalul de internet toate actele deţinute şi cerute de lege pentru serviciul dorit, trimiteţi cererea la misiunea României la care aţi fost arondat (acţionaţi butonul verde "Trimite cerere"), pentru validare (în program se foloseşte termenul "prevalidare", dar înseamnă exact acelaşi lucru).

10. Funcţionarul consular verifică actele trimise faţă de servicul solicitat şi poate să ia două decizii: să valideze cererea sau să o respingă, motivând lipsurile constatate (cererile care nu au documentele de susţinere trimise scanat vor fi respinse întotdeauna!). Verificarea are loc în 1-3 zile, în funcţie de volumul de cereri de la acel moment.

11. Dacă cererea este respinsă, petentul va primi un mesaj de Email prin SIMISC, avertizând că a fost primit un răspuns la cerere. Intraţi în "detalii cerere" în contul deschis in Portalul ECONSULAT şi operaţi conform indicaţiilor, de regulă completând cererea cu documente suplimentare (menţionate în răspunsul funcţionarului consular). Apoi retrimiteţi cererea spre validare (acţionaţi butonul verde "trimite cererea"). Dacă nici acum cererea nu este completă, ciclul se reia, până când toate documentele prezentate sunt conforme cerinţelor legale şi cererea este validată. Aveţi la dispoziţie şi un câmp de "Observaţii", prin care puteţi efectua un dialog direct cu funcţionarul consular, făcând precizări suplimentare la documentele încărcate.

12. După primirea validării, petentul îşi programează singur deplasarea la misiunea noastră (interviul),  respectiv ziua şi ora, folosind secţiunea de "Programări" a sistemului SIMISC (care se activează numai după validare). Programarea se face în funcţie de tipul serviciului şi funcţionarul disponibil pentru acest tip de serviciu. La nevoie, puteţi reprograma data şi ora interviului, după necesităţi şi disponibilităţi. Sistemul vă oferă programările posibile din ziua dorită, în funcţie de programările efectuate deja şi disponibilităţile rămase.

NOTĂ:  În fereastra de programare trebuie să fie vizibil în dreapta sloturilor de timp disponibile un selector tip "radio button", pe care se dă "click" pentru selecţie, apoi "click" pe butonul "Salvare" care este în partea de jos (sub tabelul cu sloturi de timp). Dacă pe partea dreaptă nu se vede coloana cu "radio buttons", înseamnă că trebuie să măriţi "prinderea în cadru" prin reducerea "zoom"-ului folosit de browser (din opţiunea "View"). O reducere a zoom-ului de 20% este în general suficientă.

 

13. Pentru depunerea cererii, solicitantul se va prezenta la sediul misiunii noastre, conform programării, respectiv în ziua şi ora stabilită de acesta şi aducând TOATE documentele de suport în ORIGINAL. Nu uitaţi: deţinerea unei programări nu înseamnă 100% fezabilitatea cererii! Dacă la prezentarea documentelor se constată că situaţia reală diferă de cea prezentată anterior (documentele trimise prin portalul ECONSULAT), iar  actele prezentate nu se încadrează în cerinţele legii, serviciul consular va fi respins, cu menţionarea paşilor necesari pentru soluţionare corectă! De asemenea, vă rugăm să nu vă cumpăraţi bilete în avans faţă de stabilirea programării şi să nu vă prezentaţi la misiune fără o programare prealabilă! 

 

IMPORTANT: Prezentarea la consulat fără programare şi verificarea prealabilă a documentelor necesare are următoarele consecinţe negative posibile:

  • nu veţi avea prioritate la preluarea cererii, prioritate având doar persoanele programate;

  • există posibilitatea ca, dacă ziua este complet ocupată de programări (funcţionarii consulari fiind angajaţi în procesarea cererilor programate), solicitarea dumneavoastră să nu poată fi preluată deloc în acea zi. În ziua următoare situaţia se poate repeta.

  • NU suntem responsabili dacă nu vă informaţi în prealabil despre cerinţele unui serviciu consular şi vă prezentaţi la misiune fără documentele necesare prevăzute de lege, rezultatul fiind că serviciul consular va fi respins la ghişeu! Motivaţii gen "n-am ştiut", "nu mi s-a spus", "n-am crezut că este necesar", "data trecută când am făcut acelaşi lucru nu mi-a trebuit", etc., nu sunt acceptabile şi nu vor fi luate în consideraţie! În plus, veţi consuma timp şi bani în defavoarea dumneavoastră, cu o deplasare care nu va avea finalitatea dorită.

Vă mulţumim pentru înţelegere!

 

C. Util pentru cetăţenii români aflaţi pe teritoriul SUA, temporar sau permanent

La data de 14 mai 2014 a fost lansată aplicaţia electronică pentru telefoane mobile, în cadrul campaniei "Călătoreşte în siguranţă", şi care, atât pentru platformele iOS, cât şi Android, permit obţinerea sau furnizarea de informaţii utile cetăţenilor români aflaţi în străinătate.

Aplicaţia pentru telefoane mobile oferă, în plus, posibilitatea cetăţenilor români de a se înregistra în evidenţa ambasadelor şi consulatelor României, mai ales în statele care prezintă riscuri de călătorie, astfel încât, în caz de pericol, să poată să fie contactaţi de către funcţionarii consulari.

Informaţii suplimentare pot fi gasite la acest link:

http://www.mae.ro/app_cs

De asemenea, cetăţenii români aflaţi pe teritoriul SUA pot, conform legii, absolut benevol, să îşi înscrie prezenţa lor aici la misiunile României din SUA (conform jurisdicţiei). Acest lucru serveşte la acordarea de asistenţă consulară în caz de necesitate (autorităţile americane nu funizează date personale autorităţilor române, iar în cazul unor evenimente, când familia doreşte să contacteze persoana în cauză, nu suntem în măsură să furnizăm datele solicitate sau să o contactăm). Datele furnizate cad sub incidenţa legii române privind protecţia datelor personale şi sunt menite să fie utilizabile strict în condiţiile legii. Această înregistrare NU reprezintă vreo modificare de statut (schimbare de domiciliu, înregistrare de reşedinţă în străinătate sau altele asemenea).

Datele de interes sunt:

  • nume complet şi data naşterii
  • locaţia (eventual traseu pentru cei care fac deplasari in diverse regiuni/zone)
  • date de contact (telefon, email, etc.)
  • nume şi contact persoană apropiată ca grad de rudenie (în cazul unei urgenţe)

Datele vor fi transmise pe adresa de email washington.consul@mae.ro

 

 

- actualizat la 07.03.2018 -

    În prim plan

    Program româno-american destinat dezvoltării educației antreprenoriale în România

    12.12.2019

    Ambasada României la Washington a primit vizita unui grup de profesori români aflaţi într-un stagiu de pregătire profesională de scurtă durată la Universitatea…

    Ambasadorul George Maior la reuniunea conducerii Coaliției Naționale pentru Sprijinul Comunităților Evreiești din Spațiul Euro-Asiatic

    11.12.2019

    Ambasadorul României George Cristian Maior a participat marți, 10 decembrie 2019, în calitate de invitat special, la reuniunea conducerii Coaliției Naționale pentru …

    Ziua Națională a României, celebrată printr-un recital de vioară și pian Remus Azoiței - Eduard Stan

    05.12.2019

    Celebrarea Zilei Naționale a României la Washington a continuat, miercuri, 4 decembrie 2019, cu un concert de pian și vioară, susținut de celebrul duo: Eduard Stan…

    România, omagiată în Congresul SUA cu ocazia Zilei Naționale

    04.12.2019

    Ambasadorul George Cristian Maior: „Salut declarația congresmenului Michael Turner, un vechi prieten al României. Reprezintă o dovadă de respect pentru țara…