Servicii consulare

Asistenţa cetăţenilor români

 

A. Servicii consulare asigurate de misiunea noastră

NOTĂ: Ministerul Afacerilor Externe este un prestator delegat de servicii administrative pentru cetăţenii români şi străini, în virtutea unor instrucţiuni ale autorităţilor competente din România, fie prevăzute expres de lege, fie convenite între instituţia competentă din România şi MAE.

Din acest motiv, aceste servicii (numite consulare, fiind procesate în cadrul formal al unui oficiu consular sau secţie consulară a unei ambasade) sunt supuse unui "filtru de legalitate" din partea funcţionarilor consulari, pentru a putea fi soluţionate.

Pentru unele din aceste servicii (cum este cazul documentelor temporare de călătorie şi înscrierilor de fapte de stare civilă din ţara de reşedinţă), oficiul consular are mandatul autorităţilor competente din România pentru a finaliza procedura (emiterea documentului temporar de călătorie, eliberare certificatului românesc de stare civilă), caz în care devine şi decident pentru întrunirea condiţiilor legale de soluţionare.

În alte situaţii, oficiul consular este doar "veriga de legătură" între cetăţean şi autoritatea competentă din România, nefiind în acest caz decident, dar îndeplinind mai departe rolul de "filtru de legalitate", avertizând persoana solicitantă dacă se constată neîndeplinirea condiţiilor legale pentru soluţionarea (în România, la instituţia competentă) a cererii. Atragem atenţia că în acest caz responsabilitatea şi efectele cererii cad în seama solicitantului, funcţionarul consular (sau MAE) neavând nici un rol în nefinalizarea cererii. În plus, dacă autoritatea competentă din România respinge cererea pe motive imputabile solicitantului, oficiul va informa despre acest lucru persoana în cauză, după care va clasa lucrarea ca fiind "soluţionată negativ", fără posibilitatea recuperării taxelor consulare achitate. Doar pentru respingerea din România a unei cereri din motive neimputabile persoanei solicitante, pe bază de cerere personală, taxele recuperabile din cele achitate, pot fi restituite.

Lista serviciilor consulare ce pot fi solicitate la misiunea noastră se regăseşte pe latura din stânga a acestui mesaj.

IMPORTANT: A fost deja introdus în utilizare la majoritatea misiunilor României, între care se numără şi Washginton, un nou sistem de interfaţă cu solicitanţii de servicii consulare, numit generic SIMISC (Sistem Informatic pentru Managementul Integrat al Serviciilor pentru Cetăţeni), care permite iniţierea unui serviciu consular prin intermediul unui portal din internet (moment în care vor fi furnizate digital toate datele/actele deţinute), astfel încât funcţionarul consular să aprecieze îndeplinirea condiţiilor legale de întocmire a serviciului consular (materializat prin validarea cererii electronice). După validare, solicitantul îşi va alege singur o programare disponibilă în acelaşi portal şi se va prezenta la misiune la data şi ora stabilite, cu toate documentele deţinute, în original (sau aşa cum le solicită procedura respectivă). În acest fel se asigură acceptabilitatea serviciului (programarea este posibilă numai dacă documentele sunt complete) şi o durată de aşteptare cât mai mică la sediul misiunii pentru preluarea şi procesare cererii. 

Acest sistem a intrat în funcţiune la misiunea Washington de la data de 1 iunie 2016.

Ca observaţie suplimentară, în condiţiile utilizării SIMISC, misiunile României au de ales între două sisteme de lucru cu publicul: unul, prin proceduri separate de preluare cereri la ghişeu şi apoi eliberare acte finale (care pot fi în perioade diferite ale zilei sau alte zile, în funcţie de situaţie) sau soluţionare integrală, pe loc (din nou, în funcţie de situaţie). Corelat fiecărui sistem sunt avantaje şi dezavantaje. La misiunea Washington, care soluţionează preponderent cereri ale solicitanţilor care vin de la distanţe foarte mari (sute/mii de Km), pentru o a reduce la minim timpul de aşteptare al petenţilor şi numărul deplasărilor lor la misiune, s-a optat pentru procesarea integrală a cererii şi eliberarea imediată a actelor finale (când procedura prevede soluţionare în regim de urgenţă). De aceea, timpii alocaţi pentru proceduri sunt cei necesari soluţionării cererii, nu doar a preluării ei. În mod evident, nu este inclus în aceste alocări timpul de procesare în "back-office" pentru finalizarea documentelor care se trimit către sau se primesc din ţară, care se execută în afara lucrului cu publicul.

Tot din motivul soluţionării pe loc, integral, a cât mai multe servicii, programarea prealabilă este obligatorie. Persoanele care vin fără programare, vor putea depune cererile doar dacă nu afectează programările deja existente şi în limita programului de lucru cu publicul (6 ore zilnic în zilele lucrătoare).

 

B. Programarea serviciilor consulare (lucrul în SIMISC)

NOTĂ: În prezent sistemul SIMISC este complet funcţional! Vă rugăm începeţi cu filmul de prezentare din portalul ECONSULAT (link: https://www.econsulat.ro/Video/Despre_sistem.mp4) pentru a vă familiariza cu modul în care trebuie să interacţionaţi cu sistemul SIMISC şi cum vă vor răspunde funcţionarii consulari prin intermediul acestui sistem. De asemenea, persoanele care nu ştiu să folosească un calculator sunt rugate să apeleze la cunoştinţe/prieteni/rude care ştiu şi îi pot ajuta. De asemenea, înţelegem că adaptarea la proceduri moderne de lucru cu publicul nu este un lucru facil pentru oricine. De aceea, pentru asigurarea unui "suport tehnic" de lucru cu SIMISC, puteţi apela la Email: washington.programari@mae.ro, cu rugămintea ca întotdeauna să menţionaţi numărul de cerere/cereri generate de SIMISC (gen "PE xxxxx"). Persoanele care nu au nici cunoştinţele tehnice necesare, nu se descurcă cu folosirea unui calculator şi nici nu au la cine apela pentru acest lucru, se vor adresa pentru verificarea deţinerii actelor necesare la adresa de Email indicată mai sus. În SIMISC sunt acceptabile documente scanate cu un scaner sau fotografiate (chiar şi cu telefonul mobil), dar aveţi în vedere mărimea fişierelor generate (PDF sau JPG), care trebuie să aibă circa 200-300 KB (aveţi o limită de 5MB la dispoziţie când încărcaţi documentele în sistem). Drafturile de procuri/declaraţii trebuie să fie încărcate obligatoriu în format editabil DOC sau DOCX.

Programarea unui serviciu consular poate fi obţintă pe două căi: după obţinerea validării cererii introduse în SIMISC (se face de petent, tot din contul SIMISC, după dorinţa proprie şi în funcţie de locurile dispobile, oferite de sistem), sau prin Email, la adresa menţionată mai sus, dar numai DUPĂ ce a fost iniţiat un dialog prin care documentele deţinute au fost trimise la acest email şi verificate ca fiind conform cerinţelor legale. Nu efectuăm programări fără verificarea vizuală a documentelor deţinute, de foarte multe ori constatând că acestea au carenţe faţă de cele declarate şi serviciile consulare, în aceste condiţii, nu pot fi preluate. Vă recomandăm prima variantă de programare, transferul datelor în SIMISC fiind complet securizat, conform normelor legale de protecţie a datelor, faţă de a doua variantă, când trimiterea documentelor prin servere publice de Email (ale petentului) poate expune aceste date. Subliniem că venirea fără programare (care ar fi însemnat o verificare anterioară a acceptabilităţii serviciului), sau forţarea obţinerii unei programări fără verificarea  actelor, nu ne obligă să preluăm cererea, dacă aceasta nu corespunde cerinţelor legii. Citiţi şi informaţiile de mai jos, cu titlul "IMPORTANT".

Urmare intrării în funcţiune a SIMISC la misiunea Washington, procedura de lucru cu publicul se modifică de la 01 iunie 2016, după cum urmează:

1. Studiaţi mai întâi online, pe portalul de internet al misiunii (meniul pe partea stângă a acestui ecran), condiţiile şi actele necesare pentru efectuarea serviciului consular dorit.

2. La PRIMA solicitare, fiecare petent va trebui să deschidă un cont în portalul www.econsulat.ro, folosind un cont de Email personal. NOTĂ: reţineţi cum aţi scris adresa de email la crearea de cont şi folosiţi EXACT aceeaşi scriere când veţi accesa ulterior contul (capitalizarea are importanţă!).

3. Portalul oferă explicaţii generaliste (fără particularizări de ţară) privind procedura de urmat şi actele necesare pentru orice serviciu consular. Selectaţi serviciul dorit şi completaţi toate datele solicitate în toate cele patru secţiuni (date solicitant, detalii cerere, taxe consulare şi doumente de suport). NOTĂ: solicitantul este chiar persoana pe numele căreia este serviciul consular, cu excepţia minorilor sub 14 ani, când solicitantul este părintele cetăţean român! La "detalii cerere" completaţi toate câmpurile solicitate, chiar dacă nu sunt obligatorii, şi în special la documente generate pe loc, cum sunt procurile. Taxele consulare sunt calculate/estimate în funcţie de elementele introduse la "detalii cerere". La "Ataşaţi documente" veţi observa că sistemul vă solicită documentele de suport generaliste, prevăzute de lege. NOTĂ: este OBLIGATORIE încărcarea lor în sistem (după scanare/fotografiere) pentru a fi analizate vizual de funcţionarul consular. Bifarea lor că le deţineţi NU este suficientă pentru validarea cererii! Vă rugăm să încărcaţi TOATE documentele prevăzute pe site-ul misiunii ca documente necesare, numai cele generaliste din SIMISC. Aceasta deoarece documentele de pe site-ul misiunii ia în considerare toate cerinţele legii, inclusiv particularităţile aplicării lor la condiţiile aplicabile la ţara de reşedintţă şi jurisdicţia consulară respectivă. Documentele care nu se regăsesc în titulatura/lista SIMISC se vor încarca la "Alte documente". Aici citiţi şi condiţiile tehnice exprimate la punctul 7 de mai jos.

4. La serviciile la care se cere un act de identitate/paşaport valabil (!), acesta este actul recunoscut în România (!), deci poate fi carte de identitate românească, paşaport românesc sau paşaport străin. NU este acceptat Driver's license american ca act de identitate (el este acceptat doar ca dovadă a adresei de reşedinţă/domiciliu din SUA)! Persoanele care nu au Driver's license/ID american pot face dovada adresei din SUA cu orice alt document american care le leagă numele de adresa respectivă (contract cazare, chirie, utilităţi, etc.).

5. Treceţi în mod obligatoriu adresa de domiciliu sau reşedinţă din SUA! În funcţie de această adresă, cererea va fi arondată misiunii României care are în jurisdicţia sa acea locaţie. Conform legii, serviciile consulare se solicită numai misiunii care are în jurisdicţia sa adresa de reşedinţă sau domiciliu a petentului. Completaţi TOATE câmpurile cu date personale, nu numai cele cu steluţă roşie (care sunt obligatorii). Pentru cererile privind "scrisoarea No Objection", operabilă numai la Washington, rugăm a trece în SIMISC ca adresă de reşedinţă statul "District of Columbia" şi localitatea "Washington", pentru ca cererea să fie corect direcţionată de sistem la misiunea Washington. De asemenea, pentru înscrierea căsătoriilor/naşterilor persoanelor rezidente în jurisdciţia Washington, vă rugăm să aveţi în vedere, din acelaşi motiv (direcţionare corectă a cererii), ca locul căsătoriei/naşterii să îl treceţi ca fiind "District of Columbia" şi "Washington" şi cererea va fi arondată corect, la Washington.

6. La unele lucrări (servicii consulare), sunt necesare anumite declaraţii. Veţi găsi în "Detalii cerere" opţiuni legate de aceste declaraţii, pe care le bifaţi corespunzător situaţiei concrete. În baza acestor bife, sistemul SIMISC generează automat declaraţiie, pe care le veţi semna la prezentarea personală la consulat. Declararea naţionalităţii (etniei, nu cetăţeniei) se face numai dacă se doreşte, la înscrierile de certificate străine. În cazul nedeclarării naţionalităţii, câmpurile corespunzătoare din actele româneşti ce vor fi emise se barează cu o linie.

7. Vizualizaţi cerinţele legale în materie de acte (vă este indicată o listă, atât pe site-ul misiunii, cât şi în SIMISC). Bifaţi actele deţinute, apoi, cu ajutorul scannerului (sau telefonului mobil), scanaţi/fotografiaţi aceste acte în format PDF /JPG şi le încărcaţi (upload) în portal. Dacă nu veţi încărca documentele, ci doar le veţi bifa, cererea vă va fi returnată pentru completări! Nu încărcaţi documente de mari dimesiuni (MB) pentru că nu veţi putea să încărcaţi toate documentele necesare, existând o limitarea a spaţiului de memorie în sistem care vă este alocată. Pentru cele mai bune rezultate, documentele scanate (o pagină) ar trebui să aibă în jurul a 200 KB.

8. După ce aţi încărcat prin portalul de internet toate actele deţinute şi cerute de lege pentru serviciul dorit, trimiteţi cererea la misiunea României la care aţi fost arondat (acţionaţi butonul verde "Trimite cerere"), pentru validare.

9. Funcţionarul consular verifică actele trimise faţă de servicul solicitat şi poate să ia două decizii: să valideze cererea sau să o respingă, motivând lipsurile constatate (cererile care nu au documentele de susţinere trimise scanat vor fi respinse întotdeauna!). Verificarea are loc în 1-3 zile, în funcţie de volumul de cereri de la acel moment.

10. Dacă cererea este respinsă, petentul va primi un mesaj de Email prin SIMISC, avertizând că a fost primit un răspuns la cerere. Intraţi în "detalii cerere" în contul deschis in Portalul ECONSULAT şi operaţi conform indicaţiilor, de regulă completând cererea cu documente suplimentare (menţionate în răspunsul funcţionarului consular). Apoi retrimiteţi cererea spre validare (acţionaţi butonul verde "trimite cererea"). Dacă nici acum cererea nu este completă, ciclul se reia, până când toate documentele prezentate sunt conforme cerinţelor legale şi cererea este validată.

11. După primirea validării, petentul îşi programează singur deplasarea la misiunea noastră (interviul),  respectiv ziua şi ora, folosind secţiunea de "Programări" a sistemului SIMISC (care se activează numai după validare). Programarea se face în funcţie de tipul serviciului şi funcţionarul disponibil pentru acest tip de serviciu. La nevoie, puteţi reprograma data şi ora interviului, după necesităţi şi disponibilităţi. Sistemul vă oferă programările posibile din ziua dorită, în funcţie de programările efectuate deja şi disponibilităţile rămase.

12. Pentru depunerea cererii, solicitantul se va prezenta la sediul misiunii noastre, conform programării, respectiv în ziua şi ora stabilită de acesta şi aducând TOATE documentele de suport în ORIGINAL. Nu uitaţi: deţinerea unei programări nu înseamnă 100% fezabilitatea cererii! Dacă la prezentarea documentelor se constată că situaţia reală diferă de cea prezentată anterior (documentele trimise prin portalul ECONSULAT), iar  actele prezentate nu se încadrează în cerinţele legii, serviciul consular va fi respins, cu menţionarea paşilor necesari pentru soluţionare corectă! De asemenea, vă rugăm să nu vă cumpăraţi bilete în avans faţă de stabilirea programării şi nu vă prezentaţi la misiune fără o programare prealabilă! 

 

IMPORTANT: Prezentarea la consulat fără programare şi verificarea prealabilă a documentelor necesare are următoarele consecinţe negative posibile:

  • nu veţi avea prioritate la preluarea cererii, prioritate având doar persoanele programate;

  • există posibilitatea ca, dacă ziua este complet ocupată de programări (funcţionarii consulari fiind angajaţi în procesarea cererilor programate), solicitarea dumneavoastră să nu poată fi preluată deloc în acea zi. În ziua următoare situaţia se poate repeta.

  • NU suntem responsabili dacă nu vă informaţi în prealabil despre cerinţele unui serviciu consular şi vă prezentaţi la misiune fără documentele necesare prevăzute de lege, rezultatul fiind că serviciul consular va fi respins la ghişeu! Motivaţii gen "n-am ştiut", "nu mi s-a spus", "n-am crezut că este necesar", "data trecută când am făcut acelaşi lucru nu mi-a trebuit", etc., nu sunt acceptabile şi nu vor fi luate în consideraţie! În plus, veţi consuma timp şi bani în defavoarea dumneavoastră, cu o deplasare care nu va avea finalitatea dorită.

Vă mulţumim pentru înţelegere!

 

C. Util pentru cetăţenii români aflaţi pe teritoriul SUA, temporar sau permanent

La data de 14 mai 2014 a fost lansată aplicaţia electronică pentru telefoane mobile, în cadrul campaniei "Călătoreşte în siguranţă", şi care, atât pentru platformele iOS, cât şi Android, permit obţinerea sau furnizarea de informaţii utile cetăţenilor români aflaţi în străinătate.

Aplicaţia pentru telefoane mobile oferă, în plus, posibilitatea cetăţenilor români de a se înregistra în evidenţa ambasadelor şi consulatelor României, mai ales în statele care prezintă riscuri de călătorie, astfel încât, în caz de pericol, să poată să fie contactaţi de către funcţionarii consulari.

Informaţii suplimentare pot fi gasite la acest link:

http://www.mae.ro/app_cs

De asemenea, cetăţenii români aflaţi pe teritoriul SUA pot, conform legii, absolut benevol, să îşi înscrie prezenţa lor aici la misiunile României din SUA (conform jurisdicţiei). Acest lucru serveşte la acordarea de asistenţă consulară în caz de necesitate (autorităţile americane nu funizează date personale autorităţilor române, iar în cazul unor evenimente, când familia doreşte să contacteze persoana în cauză, nu suntem în măsură să furnizăm datele solicitate sau să o contactăm). Datele furnizate cad sub incidenţa legii române privind protecţia datelor personale şi sunt menite să fie utilizabile strict în condiţiile legii. Această înregistrare NU reprezintă vreo modificare de statut (schimbare de domiciliu, înregistrare de reşedinţă în străinătate sau altele asemenea).

Datele de interes sunt:

  • nume complet şi data naşterii
  • locaţia (eventual traseu pentru cei care fac deplasari in diverse regiuni/zone)
  • date de contact (telefon, email, etc.)
  • nume şi contact persoană apropiată ca grad de rudenie (în cazul unei urgenţe)

Datele vor fi transmise pe adresa de email washington.consul@mae.ro

 

 

- actualizat la 24.02.2017 -

    Întrevederea secretarului de stat Dan Neculăescu cu Hoyt Yee, adjunctul asistentului secretarului de stat american pentru afaceri europene şi eurasiatice

    23.02.2017

    Secretarul de stat pentru afaceri regionale, Dan Neculăescu, a avut astăzi, 22 februarie 2017, o întrevedere cu Hoyt Yee, adjunctul asistentului secretarului de stat…

    Ambassador George Cristian Maior Had a Meeting with the Chairman of House Armed Services Subcommittee on Seapower and Projection Forces, Republican Congressman Rob Wittman

    18.02.2017

    Rob Wittman: The United States appreciates the Strategic Partnership with Romania and is paying special attention to the evolutions of the security issues in the Black…

    Ambasadorul George Cristian Maior a avut o întâlnire cu președintele Subcomitetului pentru putere maritimă şi proiecţia forţelor al Camerei Reprezentanților a SUA, congresmenul republican Rob Wittman

    17.02.2017

    Rob Wittman: SUA apreciază Parteneriatul Strategic cu România și acordă o atenție sporită evoluţiilor de securitate din regiunea Mării Negre. Ambasadorul…

    Ambasadorul George Cristian Maior a avut o întâlnire cu președintele Comitetului pentru Forțe Armate al Camerei Reprezentanților a SUA, congresmenul republican Mac Thornberry

    16.02.2017

    George Cristian Maior: Angajamentul SUA pentru securitatea României este reflectat inclusiv prin prezența forțelor americane în România în cadrul Inițiativei de…