Servicii consulare

Consulat itinerant

A. Principii (modificate potrivit aplicării Legii nr.1/2017):

  • Consulatul itinerant este măsura prin care autorităţile române vin în întâmpinarea solicitărilor de cereri pentru servicii consulare în cazul deplasărilor la mare distanţă, a persoanelor vârstnice sau bolnave, a celor cu posibilităţi materiale mai reduse şi a celor care nu au posibilitatea de a se deplasa la sediul misiunii. Nu este însă o substituţie a funcţionării Secţiei consulare, neavând capacitatea de preluare şi soluţionare a tuturor cererilor de servicii consulare venite de la o comunitate locală.
  • Solicitarea de deplasare este adresată de petent consulului, eventual prin mijlocirea consulului onorific sau liderul comunităţii locale. Calea de solicitare este întotdeauna cea scrisă (email washington.consul@mae.ro).
  • Conform legii privind taxele consulare, modificate la începutul anului 2017, cheltuielile prilejuite de deplasarea consulului în teritoriu nu mai pot fi recuperate de la persoanele care au beneficiat de această deplasare. Este necesar, în aceste condiţii, ca în bugetul anual de cheltuieli al misiunii să fie prevăzute sumele necesare pentru aceste deplasări. În condiţiile în care Legea nr.1/2017 a fost publicată şi-a făcut efectele pe parcursul anului 2017, când bugetul misiunii (şi al MAE) era deja prestabilit din anul 2016, deplasările în teritoriu în scop de consulat itinerat nu mai sunt operabile în anul 2017 decât pentru solicitările din zone destul de apropiate misiunii, unde se poate ajunge cu cheltuieli suportabile în prezent de către misiune (deplasări cu mijloc auto propriu al misiunii şi fără cazare). Pentru infomarea celor interesaţi şi aflaţi la distanţe mai mari (de peste 2-300 Km de misiune), precizăm că MAE a efectuat demersurile legale pentru rectificarea cadrului legal, astfel încât să se permită (legal) recuperarea cheltuielilor de deplasare de la beneficiarii de servicii consulare. Aceste demersuri sunt încă în curs de aprobare şi vor fi făcute publice imediat ce vor fi puse în practică de publicarea în Monitorul Oficial a actului normativ care să reglementeze acest aspect.
  • Deplasările se fac cu prioritate în locaţiile unde consulii onorifici şi liderii comunităţilor locale asigură cerinţele de logistică minimale: spaţiu de birou, spaţiu de aşteptare/primire public, aparatură birotică (calculator, imprimantă+scanner, internet), în condiţii de gratuitate faţă de oficiul consular. Eventualele cheltuieli ale organizatorului local cu amenajarea spaţiului şi a condiţiilor de lucru pentru consul nu privesc oficiul consular, iar recuperarea lor se reglementează direct între organizator şi solicitanţi.
  • În situaţia actuală, în care la oficiul Washington nu este decât un consul, pentru a nu afecta activitatea de la ghişeul oficiului, deplasările în cadrul consulatului itinerant nu vor putea fi regulate, ci în funcţie de posibilităţi. De aceea, nu sunt acceptabile termene limită de deplasare sau date fixe prestabilite (calendar fix). Deplasările consulului vor fi anunţate la secţiunea C/2, de mai jos, cu o antecedenţă de circa o lună, pentru a permite solicitanţilor să parcurgă etapele de validare cerere din SIMISC. Pentru orice urgenţă privind un serviciu consular, se va urma procedura normală de prezentare personală la sediul oficiului consular.
  • Fiecare deplasare a consulului în cadrul consulatului itinerant va fi aprobată de şeful misiunii, iar pe durata lipsei consulului de la Washington, însărcinările privind funcţionarea Oficiului consular Washington va fi preluată, temporar, de un alt diplomat din cadrul ambasadei.

B. Procedura de lucru:

De la data de 1 iunie 2016 a intrat în funcţiune şi pentru misiunea Washington sistemul informatizat de preluare cereri de servicii consulare prin SIMISC, iar de la data de 15 iunie 2016 misiunea Washington a fost activată în sistemul portalului ECONSULAT.

Detalii precedurale legate de acest sistem se găsesc pe portalul www.econsulat.ro. 

Modul de lucru în SIMISC este prezentat pe site la acest link: http://washington.mae.ro/node/485, iar persoanele care vor să beneficieze de consulatul itinerant trebuie să parcurgă procedura descrisă acolo, până la faza de "validare cerere", inclusiv.

Toată documentaţia legată de cerere este generată de sistemul informatic SIMISC (nu mai sunt utilizate formulare completate în prealabil!). De aceea, toate serviciile consulare trebuie procesate prin intermediul sistemului SIMISC, fără excepţie.

Sistemul SIMISC are o componentă de program "offline", care poate fi folosită în cadrul deplasărilor, dar numai dacă cererea a fost verificată în prealabil şi "validată".

NOTĂ: Nu mai este posibilă preluarea de cereri ad-hoc (adică formulate pe loc), ci numai a acelora care au fost deja validate în SIMISC.

Etapele urmate în cadrul unui serviciu consular prestat prin consulat itinerant sunt următoarele (cu menţiunea că în prezent, din motivele descrise mai sus, la punctul A, deplasările pentru consulat itinerant sunt limitate la distanţe de circa 300Km faţă de misiune):

  1. Iniţierea cererii/cererilor în sistemul SIMISC prin portalul www.econsulat.ro. Vă adresăm rugămintea de a revedea mai întâi informaţiile concrete privind serviciul consular şi actele necesare în site-ul misiunii Washington, având ca punct de plecare acest link: http://washington.mae.ro/node/485 (sumarul de pe partea stângă).
  2. Urmarea procedurii de lucru în SIMISC până la obţinerea validării cererii/cererilor.
  3. Se contactează apoi direct consulul la email washington.consul@mae.ro şi se solicită ca cererea/cererile să fie înregistrate pentru sesiunea de consulat itinerant din zonă. Este obligatorie indicarea codului cererii/cererilor din SIMISC (format PE xxxxx) şi menţionarea suportării costurilor aferente deplasării consulului.
  4. Consulul va înregistra cererile fomulate, iar la strângerea unui număr suficient de mare pentru a motiva o deplasare, în condiţii de eficienţă financiară (cu cât sunt mai mulţi solicitanţi, cu atât cota-parte de cheltuieli de deplasare, suportată de solicitanţi, va fi mai mică), va stabili o perioadă concretă de deplasare. Atât perioada, cât şi locaţia/locaţiile, vor fi anunţate la secţiunea C/2.
  5. Consulul va contacta apoi fiecare solicitant de servicii consulare, cu care va stabili concret o programare (zi/oră) pentru prezentare la locaţia de desfăşurare a consulatului itinerant. Cu această ocazie, va putea fi comunicată şi valoarea sumei recuperate, ce revine fiecărui solicitant din cheltuielile estimate cu deplasarea.
  6. Valoarea sumei recuperate din cheltuieli (deplasare, cazare, transport local) va fi încasată odată cu serviciul consular prestat. Dacă un solicitant are mai multe servicii consulare, suma recuperată se va încasa numai o singură dată (la unul dintre servicii). Serviciile solicitate de membrii unei familii se taxează individual (se aplică fiecăruia). Excepţie doar în cazul unui părinte care solicită pentru sine o lucrare şi pentru copilul său minor, sub 14 ani (!), altă lucrare, când suma recuperată va fi percepută doar o singură dată.
  7. Lista cu persoanele programate va fi comunicată organizatorului local (care asigură logistica locală), pentru a organiza primirea acestora la locaţia stabilită. Eventualele cheltuieli ale organizatorului local cu spaţiul respectiv pot fi recuperate de către acesta direct de la solicitanţi, acest lucru nefiind responsabilitatea consulului.
  8. Solicitanţii de servicii consulare se vor prezenta în ziua şi ora stabilită la locaţia indicată. Nerespectarea programării poate atrage pierderea acesteia. Reprogramarea în cadrul perioadei de desfăşurare a consulatului itinerant se poate face numai dacă există posibilităţi (sloturi de timp disponibile).
  9. NOTĂ IMPORTANTĂ: din cauza necesităţii verificării prealabile a cererii în SIMISC, nu vor fi acceptabile cereri formulate ad-hoc la locaţia consulatului itinerant (vor fi acceptate numai cereri prevalidate în SIMISC). 
  10. Taxele consulare, inclusiv suma recuperată din cheltuielile aferente deplasării consulului, se plătesc pe loc, în numerar. Pentru sumele plătite se emite chitanţă.
  11. Unele servicii consulare au nevoie de procesări ulterioare la Washington (de exemplu, cererile de paşapoarte). Modalitatea de finalizare va fi comunicată fiecărui solicitant, iar aceştia sunt rugaţi să dea curs procedurii indicate cu maximă celeritate.
  12. NOTĂ: Acolo unde serviciul consular menţionează acest lucru (în instrucţiuni), se vor prezenta documente originale! Faptul că ele au fost vizualizate anterior prin scanare în SIMISC (la validarea cererii), nu înlocuieşte cerinţa prezentării actelor în original!

 

C. Date şi locaţii de desfăşurare a consulatelor itinerante pentru jurisdicţia Washington

 1. Consulate itinerante efectuate:

  • Statul Florida, Hollywood, în perioada 3-6 Decembrie 2015.
  • Statul Florida, Hollywood, în perioada 25-27 Februarie 2016.
  • Statul Florida, Hollywood, în perioada 5-7 Mai 2016.
  • Statul Texas, Houston, în data de 02.06.2016, la cererea unei persoane care acoperă integral costurile deplasării.
  • Statul Texas, Post, în perioada 6-7.06.2016, la cererea unei persoane care acoperă integral costurile deplasării.
  • Statul Florida, în data de 02.12.2016, la cererea unei persoane care acoperă integral costurile deplasării.
  • Statul Florida, Hollywood, în perioada 26-28 Ianuarie 2017
  • Statul Florida, Hollywood, în perioada 10-11 Februarie 2017
  • Statul Virginia, Suffolk, la data de 27 iulie 2017, la cererea unei persoane încarcerate, pentru acte notariale. 
  • Statul Virginia, Alexandria, la data de 14 Noiembrie 2017, la cererea unei persoane încarcerate, pentru acte notariale.

 2. Consulate itinerante avute în plan:

  • În prezent staţia portabilă care se foloseşte în deplasările tip Consulat itinerant a fost reparată şi este utilizabilă, dar deplasările consulului în teritoriu sunt posibile doar pentru locaţii în limita a 300Km faţă de Washington DC, motivaţia fiind explicată la punctul A de mai sus. Deplasările la distanţe mai mari, care implică deplasare cu avionul şi cazare vor fi posibile abia începând cu anul 2018 (când vor fi prevăzute sume în buget pentru asemenea deplasări) sau după modificarea cadrului legislativ privind recuperarea cheltuielilor prilejuite de asemenea deplasări, dacă vor fi publicate în Monitorul Oficial înainte de sfarşitul anului 2017.
  • Rugăm persoanele care au înregistrat cereri de deplasare recent să urmeze calea normală de soluţionare a cererilor din SIMISC, programând o deplasare la Washington la o dată convenabilă oferită de sistem.

 

NOTĂ: Este în curs de operaţionalizare sediul Consulatului General de la Miami, care are pagina de internet http://miami.mae.ro/ , unde va fi prezentată cât de curând intrarea în funcţiune a acestei misiuni.

Deschiderea efectivă este prevăzută, conform ultimelor informaţii privind instalarea aparaturii tehnice în spaţiul consulatului, pentru luna iulie 2018.

Personalul CG Miami se află deja la misiune şi depune eforturi pentru finalizarea amenajării spaţiului misiunii cât mai curând.

Jurisdicţia consulară a CG Miami va cuprinde statele: Florida, Texas, Georgia, Louisiana, Mississippi, Alabama şi zona insulară americană din Caraibe şi Oceanul Atlantic.

Personalul de la Washington nu mai poate efectua deplasări în Florida sau alte state ce revin jurisdicţiei consulare a CG Miami. Secţia consulară Washington va continua să preia solicitările de servicii consulare ale tuturor solicitanţilor aflaţi în jurisdicţia consulară a CG Miami până la deschiderea oficială pentru public a acestei misiuni.

- actualizat la 06.06.2018 -

În prim plan

Program româno-american destinat dezvoltării educației antreprenoriale în România

12.12.2019

Ambasada României la Washington a primit vizita unui grup de profesori români aflaţi într-un stagiu de pregătire profesională de scurtă durată la Universitatea…

Ambasadorul George Maior la reuniunea conducerii Coaliției Naționale pentru Sprijinul Comunităților Evreiești din Spațiul Euro-Asiatic

11.12.2019

Ambasadorul României George Cristian Maior a participat marți, 10 decembrie 2019, în calitate de invitat special, la reuniunea conducerii Coaliției Naționale pentru …

Ziua Națională a României, celebrată printr-un recital de vioară și pian Remus Azoiței - Eduard Stan

05.12.2019

Celebrarea Zilei Naționale a României la Washington a continuat, miercuri, 4 decembrie 2019, cu un concert de pian și vioară, susținut de celebrul duo: Eduard Stan…

România, omagiată în Congresul SUA cu ocazia Zilei Naționale

04.12.2019

Ambasadorul George Cristian Maior: „Salut declarația congresmenului Michael Turner, un vechi prieten al României. Reprezintă o dovadă de respect pentru țara…