Servicii consulare

Consulat itinerant

A. Principii:

  • Consulatul itinerant este măsura prin care autorităţile române vin în întâmpinarea solicitărilor de cereri pentru servicii consulare în cazul deplasărilor la mare distanţă, a persoanelor vârstnice sau bolnave, a celor cu posibilităţi materiale mai reduse şi a celor care nu au posibilitatea de a se deplasa la sediul misiunii. Nu este însă o substituţie a funcţionării Secţiei consulare, neavând capacitatea de preluare şi soluţionare a tuturor cererilor de servicii consulare venite de la o comunitate locală.
  • Solicitarea de deplasare este adresată de petent consulului, eventual prin mijlocirea consulului onorific sau liderul comunităţii locale. Calea de solicitare este întotdeauna cea scrisă (email washington.consul@mae.ro).
  • Conform legii, toate cheltuielile prilejuite de deplasarea consulului în teritoriu trebuie recuperate de la persoanele care au beneficiat de această deplasare. Este obligatoriu ca petentul să declare în cererea de deplasare a consulului că este de acord cu achitarea cotei ce îi revine din totalul cheltuielilor prilejuite de deplasare.
  • Deplasările se fac cu prioritate în locaţiile unde consulii onorifici şi liderii comunităţilor locale asigură cerinţele de logistică minimale: spaţiu de birou, spaţiu de aşteptare/primire public, aparatură birotică (calculator, imprimantă+scanner, internet), în condiţii de gratuitate faţă de oficiul consular. Eventualele cheltuieli ale organizatorului local cu amenajarea spaţiului şi a condiţiilor de lucru pentru consul nu privesc oficiul consular, iar recuperarea lor se reglementează direct între organizator şi solicitanţi.
  • În situaţia actuală, în care la oficiul Washington nu este decât un consul, pentru a nu afecta activitatea de la ghişeul oficiului, deplasările în cadrul consulatului itinerant nu vor putea fi regulate, ci în funcţie de posibilităţi. De aceea, nu sunt acceptabile termene limită de deplasare sau date fixe prestabilite (calendar fix). Deplasările consulului vor fi anunţate la secţiunea C/2, de mai jos, cu o antecedenţă de circa o lună, pentru a permite solicitanţilor să parcurgă etapele de validare cerere din SIMISC. Pentru orice urgenţă privind un serviciu consular, se va urma procedura normală de prezentare personală la sediul oficiului consular.
  • Fiecare deplasare a consulului în cadrul consulatului itinerant va fi aprobată de şeful misiunii, iar pe durata lipsei consulului de la Washington, însărcinările privind funcţionarea Oficiului consular Washington va fi preluată, temporar, de un alt diplomat din cadrul ambasadei.

B. Procedura de lucru:

De la data de 1 iunie 2016 a intrat în funcţiune şi pentru misiunea Washington sistemul informatizat de preluare cereri de servicii consulare prin SIMISC, iar de la data de 15 iunie 2016 misiunea Washington a fost activată în sistemul portalului ECONSULAT.

Detalii precedurale legate de acest sistem se găsesc pe portalul www.econsulat.ro. 

Modul de lucru în SIMISC este prezentat pe site la acest link: http://washington.mae.ro/node/485, iar persoanele care vor să beneficieze de consulatul itinerant trebuie să parcurgă procedura descrisă acolo, până la faza de "validare cerere", inclusiv.

Toată documentaţia legată de cerere este generată de sistemul informatic SIMISC (nu mai sunt utilizate formulare completate în prealabil!). De aceea, toate serviciile consulare trebuie procesate prin intermediul sistemului SIMISC, fără excepţie.

Sistemul SIMISC are o componentă de program "offline", care poate fi folosită în cadrul deplasărilor, dar numai dacă cererea a fost verificată în prealabil şi "validată".

NOTĂ: nu mai este posibilă preluarea de cereri ad-hoc (adică formulate pe loc), ci numai a acelora care au fost deja validate în SIMISC.

Etapele urmate în cadrul unui serviciu consular prestat prin consulat itinerant sunt următoarele:

  1. Iniţierea cererii/cererilor în sistemul SIMISC prin portalul www.econsulat.ro. Vă adresăm rugămintea de a revedea mai întâi informaţiile concrete privind serviciul consular şi actele necesare în site-ul misiunii Washington, având ca punct de plecare acest link: http://washington.mae.ro/node/485 (sumarul de pe partea stângă).
  2. Urmarea procedurii de lucru în SIMISC până la obţinerea validării cererii/cererilor.
  3. Se contactează apoi direct consulul la email washington.consul@mae.ro şi se solicită ca cererea/cererile să fie înregistrate pentru sesiunea de consulat itinerant din zonă. Este obligatorie indicarea codului cererii/cererilor din SIMISC (format PE xxxxx) şi menţionarea suportării costurilor aferente deplasării consulului.
  4. Consulul va înregistra cererile fomulate, iar la strângerea unui număr suficient de mare pentru a motiva o deplasare, în condiţii de eficienţă financiară (cu cât sunt mai mulţi solicitanţi, cu atât cota-parte de cheltuieli de deplasare, suportată de solicitanţi, va fi mai mică), va stabili o perioadă concretă de deplasare. Atât perioada, cât şi locaţia/locaţiile, vor fi anunţate la secţiunea C/2.
  5. Consulul va contacta apoi fiecare solicitant de servicii consulare, cu care va stabili concret o programare (zi/oră) pentru prezentare la locaţia de desfăşurare a consulatului itinerant. Cu această ocazie, va putea fi comunicată şi estimarea cotei-părţi ce revine din cheltuielile estimate cu deplasarea.
  6. Valoarea exactă a cotei-părţi se va putea calcula după stabilirea exactă a cheltuielilor (deplasare, cazare, transport local) şi a numărului de solicitanţi, prin împărţirea sumei totale cheltuite de misiune la numărul de solicitanţi. Ea va fi încasată odată cu serviciul consular prestat. Dacă un solicitant are mai multe servicii consulare, cota-parte se va încasa numai o singură dată (la unul dintre servicii). Serviciile solicitate de membrii unei familii se taxează individual (cota-parte se aplică fiecăruia). Excepţie doar în cazul unui părinte care solicită pentru sine o lucrare şi pentru copilul său minor, sub 14 ani (!), altă lucrare, când cota-parte va fi percepută doar o singură dată.
  7. Lista cu persoanele programate va fi comunicată organizatorului local (care asigură logistica locală), pentru a organiza primirea acestora la locaţia stabilită. Eventualele cheltuieli ale organizatorului local cu spaţiul respectiv pot fi recuperate de către acesta direct de la solicitanţi, acest lucru nefiind responsabilitatea consulului.
  8. Solicitanţii de servicii consulare se vor prezenta în ziua şi ora stabilită la locaţia indicată. Nerespectarea programării poate atrage pierderea acesteia. Reprogramarea în cadrul perioadei de desfăşurare a consulatului itinerant se poate face numai dacă există posibilităţi (sloturi de timp disponibile).
  9. NOTĂ IMPORTANTĂ: din cauza necesităţii verificării prealabile a cererii în SIMISC, nu vor fi acceptabile cereri formulate ad-hoc la locaţia consulatului itinerant (vor fi acceptate numai cereri prevalidate în SIMISC). 
  10. Taxele consulare, inclusiv cota-parte de cheltuieli aferente deplasării consulului, se plătesc pe loc, în numerar. Pentru sumele plătite se emite chitanţă.
  11. Unele servicii consulare au nevoie de procesări ulterioare la Washington (de exemplu, cererile de paşapoarte). Modalitatea de finalizare va fi comunicată fiecărui solicitant, iar aceştia sunt rugaţi să dea curs procedurii indicate cu maximă celeritate.
  12. NOTĂ: Acolo unde serviciul consular menţionează acest lucru (în instrucţiuni), se vor prezenta documente originale! Faptul că ele au fost vizualizate anterior prin scanare în SIMISC (la validarea cererii), nu înlocuieşte cerinţa prezentării actelor în original!

 

C. Date şi locaţii de desfăşurare a consulatelor itinerante pentru jurisdicţia Washington

 1. Consulate itinerante efectuate:

  • Statul Florida, Hollywood, în perioada 3-6 Decembrie 2015.
  • Statul Florida, Hollywood, în perioada 25-27 Februarie 2016.
  • Statul Florida, Hollywood, în perioada 5-7 Mai 2016.
  • Statul Texas, Houston, în data de 02.06.2016, la cererea unei persoane care acoperă integral costurile deplasării.
  • Statul Texas, Post, în perioada 6-7.06.2016, la cererea unei persoane care acoperă integral costurile deplasării.
  • Statul Florida, în data de 02.12.2016, la cererea unei persoane care acoperă integral costurile deplasării.
  • Statul Florida, Hollywood, în perioada 26-28 Ianuarie 2017
  • Statul Florida, Hollywood, în perioada 10-11 Februarie 2017

 2. Consulate itinerante avute în plan:

  • Este avută în vedere o deplasare viitoare în Consulat itinerant în cursul lunii Aprilie 2017, în funcţie de cererile primite între timp, conform procedurii descrise la punctul B.

 

- actualizat la 13.02.2017 -

Întrevederea secretarului de stat Dan Neculăescu cu Hoyt Yee, adjunctul asistentului secretarului de stat american pentru afaceri europene şi eurasiatice

23.02.2017

Secretarul de stat pentru afaceri regionale, Dan Neculăescu, a avut astăzi, 22 februarie 2017, o întrevedere cu Hoyt Yee, adjunctul asistentului secretarului de stat…

Ambassador George Cristian Maior Had a Meeting with the Chairman of House Armed Services Subcommittee on Seapower and Projection Forces, Republican Congressman Rob Wittman

18.02.2017

Rob Wittman: The United States appreciates the Strategic Partnership with Romania and is paying special attention to the evolutions of the security issues in the Black…

Ambasadorul George Cristian Maior a avut o întâlnire cu președintele Subcomitetului pentru putere maritimă şi proiecţia forţelor al Camerei Reprezentanților a SUA, congresmenul republican Rob Wittman

17.02.2017

Rob Wittman: SUA apreciază Parteneriatul Strategic cu România și acordă o atenție sporită evoluţiilor de securitate din regiunea Mării Negre. Ambasadorul…

Ambasadorul George Cristian Maior a avut o întâlnire cu președintele Comitetului pentru Forțe Armate al Camerei Reprezentanților a SUA, congresmenul republican Mac Thornberry

16.02.2017

George Cristian Maior: Angajamentul SUA pentru securitatea României este reflectat inclusiv prin prezența forțelor americane în România în cadrul Inițiativei de…